Conduite du changement : 7 signatures mail pour la faire rayonner

La signature mail est un outil de communication interne parfaitement adapté à la conduite du changement. Illustration en 7 cas concrets.

Tout changement d’importance présente un défi pour une entreprise. Il s’agit donc de construire une stratégie complète, avec un calendrier adapté, et de guider les équipes vers le changement à travers une communication adaptée.  

La signature mail se révèle un puissant allié pour le change management. D’autant plus que les solutions les plus avancées telle que Letsignit permettent de créer des signatures uniquement dédiées aux destinataires internes, salariés de l’entreprise. La signature mail devient alors un canal supplémentaire pour la communication interne, très utile quand une entreprise doit se transformer. Car la signature offre un véritable contenu, éditorialisé, marquant visuellement et riche d’information. Il suffit d’y placer un CTA (Call-to-Action) renvoyant vers une page web – idéal pour toucher les salariés. Quelques exemples de messages qui peuvent être ainsi portés. 

Cas pratique n°1 : Annoncer un Webinar pour lancer le changement 

La conduite du changement s’inscrit dans une réflexion à long terme et se déploie à travers une stratégie réfléchie. 

Pour partager cette vision et convaincre les salariés de sa pertinence, organiser un kick-off sous forme de webinar peut s’avérer pertinent. Il réunit et fédère toutes les forces vives de l’entreprise, leur présente la direction prise, détaille les raisons de ce choix, les étapes du changement, ce qui est attendu des collaborateurs,  comment ils seront accompagnés, etc. C’est aussi l’occasion de répondre aux questions posées, de rassurer face à de possibles objections.  

Cas pratique n°2 : Inviter aux réunions d’étape

Pour soutenir le process de changement tout en maintenant la motivation des équipes, des réunions d’étape sont indispensables. Annoncées à l’avance par les signatures mail, elles seront bien visibles, leurs objectifs connus à l’avance et détaillés – réalistes, clairs, et atteignables. Idéal pour motiver les collaborateurs à y assister ! 

De Microsoft Teams à Zoom, les solutions ne manquent pas pour organiser ces points d’étapes facilement, à moindre coût. Une fois la plateforme choisie, restera à peaufiner le contenu : présentation PowerPoint, démonstration en direct, ateliers participatifs… Le format choisi dépendra de l’objectif. 

Cas pratique n°3 : Annoncer les formations

Accompagner la montée en compétence des collaborateurs, les former aux nouveaux outils et process, bien expliciter toutes les étapes du projet, présenter un espace dédié, mais aussi dissiper les peurs et répondre aux appréhensions… La formation est indissociable de la conduite du changement. L’idéal : alterner session collective (toute l’entreprise suit une présentation) et ateliers en petits groupes. Cela représente bien sûr un travail important, mais nécessaire pour, in fine, accélérer la transition et le change entrepris. 

Annoncer ce type de formation via la signature mail aide aussi à intégrer les salariés en télétravail dans la transformation de l’entreprise et peut leur fournir des trucs et astuces pratiques, clé-en-main. 

Cas pratique n°4 : Rappeler les échéances importantes 

Go Live sur une nouvelle plateforme, bascule d’une solution à une autre, déménagement des équipes, lancement d’une nouvelle offre après du public… Certaines dates sont à marquer d’une pierre blanche. Grâce à la signature mail, tous les collaborateurs en sont informés. Les responsables du projet de transformation peuvent ainsi partager des objectifs datés, compréhensibles, segmentés et quantifiés. Le fait d’éliminer tout flou, toute zone d’ombre élimine les incertitudes et aide tous les salariés à partir dans la bonne direction. 

Un doute sur le calendrier ? Il suffit d’ouvrir sa messagerie pour le dissiper. 

Cas pratique n°5 : Publier un sondage 

Pour s’assurer que les collaborateurs adhèrent au changement et qu’ils ont les moyens d’adapter leurs pratiques aux nouvelles directives, recueillir leur feedback est un prérequis de la réussite du changement.  

Satisfaction, compréhension, demande particulière : des sondages internes réguliers apportent de précieuses informations et vous aident à adapter les fonctionnalités de l’outil au plus près des enjeux du projet ainsi qu’à améliorer votre programme en fonction des retours d’expérience.  Nul besoin, d’ailleurs, d’être très détaillé, tout tient parfois en une seule question (« Êtes-vous satisfait de la mise en place de notre nouvel ERP ? OUI – NON »). 

Cas pratique n°6 : Célébrer les victoires d’étape… 

Pour transformer l’entreprise, rien de tel que des résultats à court terme. Les responsables du changement veilleront donc à déterminer des objectifs intermédiaires, puis à annoncer, via la signature mail, qu’ils ont bien été atteints. Célébrer les victoires, petites ou grandes,  encourage chacun à prendre conscience que l’équipe et l’entreprise sont capables de changer. Et que le mouvement ainsi initié peut se poursuivre avec succès. De la préparation au déploiement puis à l’analyse des résultats, chaque élément peut être valorisé pour inscrire le projet dans la durée. 

Cas pratique n°7 : … Et remercier les collaborateurs 

Bascule réussie, déménagement achevé, satisfaction des clients face à la nouvelle proposition commerciale… N’hésitez pas à reconnaître et remercier l’effort des employés. Ils se sentiront appréciés et reconnus et conserveront plus facilement leur engagement et leur motivation.  

Avec une signature mail cohérente et réservée aux destinataires internes, une entreprise s’offre un nouveau canal de communication, particulièrement utile en période de changement. Une simple bannière pour favoriser l’adoption du change ? Bienvenue dans le monde d’après. 

Sources :

• https://www.cadre-dirigeant-magazine.com/manager/transformation-digitale-signature-mail-federer-collaborateurs/ 
• https://www.hbrfrance.fr/chroniques-experts/2017/02/14489-conduite-changement-6-conseils-eviter-saturation-de-vos-collaborateurs/  
• https://solutions.lesechos.fr/equipe-management/c/mener-a-bien-la-conduite-du-changement-en-entreprise-23097/ 
• https://www.lesechos.fr/idees-debats/cercle/conduite-du-changement-5-idees-pour-ameliorer-votre-centre-de-contacts-133131 
• https://gymnasedumanagement.com/la-conduite-du-changement/