Réussir la conduite du changement en 5 étapes clés

Essai gratuit

Conseil

April 19, 2021

Amandine Fernandez

Conduite du changement : 5 étapes vers le succès !

Transformation numérique, réorganisation interne, création d’une nouvelle offre de service, externalisation d’un département… Nombreuses sont les raisons qui poussent une entreprise à changer, et plus encore depuis la crise sanitaire. Comment réussir ce changement grâce à une communication interne adaptée ?

Flashback. 1997. Une petite entreprise voit le jour dans le garage d’une maison de Scotts Valley, au cœur de la Californie. L’idée de départ est simple : proposer au grand public un service en ligne de location et d’achat de DVD directement livrés à domicile. Le modèle séduit, l’entreprise grandit tranquillement. Pourtant, à peine deux ans plus tard, son fondateur suit son intuition et déclenche une première révolution : fin de la tarification à chaque DVD loué, place à un abonnement mensuel. D’aucuns ricanent et critiquent ce nouveau business model, des clients se détournent… L’histoire, elle, va trancher.

25 ans – et d’autres changements audacieux – plus tard, Netflix est devenu le géant que l’on connaît : 25 milliards de dollars de chiffre d’affaires, plus de 200 millions d’abonnés.

01. Pourquoi changer, ou De la nécessité d’évoluer

Les enseignements à retenir de ce petit rappel ? La plupart des entreprises doivent changer et se remettre en question, soit pour connaître le succès, soit pour le maintenir dans la durée. Digitalisation et nouveaux modes de travail, évolutions législatives et contraintes réglementaires (RGPD…), adaptation à la pression accrue de la concurrence, fusion ou réorganisation interne, création d’une nouvelle offre de service, externalisation d’un département, voire déménagement de tout ou partie du personnel… Les déclencheurs du changement sont nombreux. La crise sanitaire les a encore accrus, poussant de nombreuses sociétés à faire évoluer leur modèle d’affaires, transformer leur mode de production, diversifier leur clientèle voire à pivoter vers une nouvelle activité. Le changement en entreprise, c’est donc une réaction, et une adaptation, à des éléments déclencheurs, qu’ils soient exogènes (le marché, la clientèle, la concurrence…) ou endogènes (une nouvelle stratégie, un souhait interne d’évoluer). On appelle “conduite du changement”, “pilotage de l’innovation” ou “management du changement” l’accompagnement de ce processus de transformation de l’entreprise.

02. Conduire le changement : quelle méthode adopter ?

Un changement en entreprise s’opère en plusieurs étapes, de la phase de lancement jusqu’à la phase de concrétisation/consolidation. Selon l’ampleur du projet, il est possible de s’appuyer sur un consultant spécialisé en accompagnement du changement ou de dédier, en interne, un collaborateur ou une équipe à la bonne gestion de cette transition.

La conduite du changement vise ensuite plusieurs objectifs :

Faciliter l’acceptation et la compréhension, par les équipes, du nouveau projet
Anticiper et déjouer la résistance au changement
Accélérer la transition et en réduire le coût
Maintenir, voire favoriser, l’esprit collaboratif

Le changement ne peut donc s’aborder des seuls points de vue stratégique et financier, mais doit tenir compte de la complexité de l’organisation et de sa culture propre. L’objectif : s’assurer l’adhésion des collaborateurs. Car une entreprise ne change que par ceux qui la composent ; c’est le comportement adopté par chacun qui scellera la réussite ou l’échec de la transition. Un changement ne doit pas être “simplement” bénéfique pour l’entreprise, mais aussi directement profitable à chaque personne impliquée. Pour cette raison, plus une organisation compte de collaborateurs, plus le projet sera complexe : il faudra prendre en compte son impact sur toutes les personnes qui devront, d’une manière ou d’une autre, modifier leurs habitudes de travail.

Le changement doit donc leur apparaître légitime et pertinent. Il faut expliciter les raisons qui rendent le changement nécessaire, utile, voire urgent et incontournable. Détaillez sa logique, soyez transparent sur les enjeux, donnez du sens.

03. Conduire le changement : les facteurs de réussite

Quelles que soient les raisons qui poussent une entreprise à changer, les facteurs de réussite sont souvent identiques :

Communiquer tout au long du projet pour bien partager les enjeux, les bénéfices attendus, mais aussi chaque avancée ;
Personnaliser les objectifs pour chaque collaborateur et mettre en avant les bénéfices qu’il/elle en retirera (moins de tâches répétitives ? Simplification d’un process ? Meilleure gestion du temps ?). L’idéal est que chacun fasse sienne la vision de l’entreprise ;
S’appuyer sur les communautés qui régissent la vie de toute entreprise ;
Recueillir régulièrement les feedbacks des collaborateurs – et en tenir compte dans la conduite du projet. Chaque point bloquant identifié doit générer une action correctrice ;
Former les équipes tout au long du processus. Nouvelles pratiques, règles et compétences : l’apprentissage n’est pas seulement technique, cognitif, mais aussi culturel et comportemental ;
Adopter des indicateurs de réussite concrets.

Les responsables de la transformation (équipe interne ou consultants externes) devront s’assurer de la prise en compte de tous ces facteurs de réussite et du suivi du plan d’action.

04. La communication, clé de la conduite du changement

La communication se structure autour de deux axes majeurs : les raisons du changement pour l’entreprise (“c’est légitime et important, car…“) et les bénéfices pour les collaborateurs (“vous y gagnerez…“). Une communication efficace s’assure aussi que tous les éléments sont connus et partagés – important pour réduire les rumeurs et diminuer les phénomènes de résistance.

Ne pas se focaliser uniquement sur le contenu du changement – réorganisation, restructuration, innovation – car le plus souvent, le succès ou l’échec se jouera davantage sur la dimension “processus” et sur l’adhésion des équipes. Il s’agit donc de mobiliser tous les canaux de communication, tous les touch points des collaborateurs. Et ce, sous forme collective – kick-off, réunions d’équipe, vidéos… – autant qu’individuelle, notamment utile pour désamorcer les blocages et remotiver les personnes réticentes. Une part croissante des salariés exerçant désormais à distance, la conduite du changement doit aussi s’adapter au télétravail. Une communication variée et fréquente adressera différents axes :

Partager la vision à tous les acteurs concernés : quel sera le futur de l’entreprise, comment cela se traduira-t-il au quotidien, quelles actions concrètes sont attendues, aujourd’hui et demain ;
Rassurer sur son bien-fondé et sa cohérence, ainsi que sur la capacité des collaborateurs à l’intégrer ;
Informer sur le processus, en rendant le changement concret et près de la réalité quotidienne ;
Former et informer des nouvelles pratiques ;
Valoriser les efforts…
… Et les réussites.

N’attendez pas la fin du projet pour crier victoire ! Générer des succès d’étapes, reconnaitre chaque progrès aide en effet à créer de l’intérêt et à conserver l’implication des collaborateurs.

Une communication corporate efficace lors d’une transformation de l’entreprise doit faire preuve de souplesse et de réactivité… et offrir un accompagnement renforcé, personnalisé. Il est indispensable d’atteindre les employés où qu’ils se trouvent, à leur domicile comme sur le terrain, dans une boutique ou en usine, au siège comme dans les filiales. La signature mail permet tout cela.

05. Une signature mail pour l’externe, une autre pour l’interne

Depuis quelques années, la signature mail est devenu un outil marketing et un canal de communication à part entière. La grande nouveauté est que les solutions les plus modernes permettent désormais de créer des signatures mail différentes selon que le destinataire appartient, ou non, à l’entreprise. On peut ainsi créer, pour les destinataires extérieurs (clients, prospects, fournisseurs, partenaires…), une bannière invitant par exemple à télécharger un Livre blanc ou informant d’une promotion… Et créer une autre signature, destinée elle aux collaborateurs de l’entreprise, et qui portera les sujets corporate du moment – au premier rang desquels ceux concernant le changement.

La signature mail peut donc porter et soutenir la transformation de l’entreprise. Elle présente en effet plusieurs avantages. Elle amène l’information directement au collaborateur et la diffuse dans sa messagerie. Cela, de manière non intrusive, sans encombrer la boite de réception (à la différence d’un email dédié ou d’une newsletter classique). Résultat : vous envoyez moins d’emails, mais créez plus de contenus réellement lus.

Conduite du changement : 5 étapes vers le succès !

D’autant qu’il est possible de diffuser des signatures en fonction de groupes de collaborateurs ciblés, ou sur des périodes définies pouvant correspondre précisément à la mise en place d’un nouvel outil. Un plan de communication complet peut facilement être déployé pour animer le projet de transformation et embarquer tous les collaborateurs.

Depuis le printemps 2021, Letsignit vous offre aussi la possibilité d’ajouter un bouton Teams dans votre signature. Plus besoin de changer de device, d’ouvrir un nouvel outil ou de fouiller son carnet d’adresse… Un clic suffit pour chatter en 1-to-1 avec votre interlocuteur.

Grâce à la gestion automatisée, modifier les signatures ne prend que quelques secondes et s’applique en 3 clics à l’ensemble des collaborateurs.

Autant de raisons pour les renouveler régulièrement et ainsi rythmer – et réussir – sa communication de changement.