Mener un changement en entreprise n’est jamais chose aisée, surtout quand les équipes sont en télétravail. Comment communiquer sur le changement face à des collaborateurs dispersés ? 

Un essor sans précédent, qui se maintient dans la durée. 

Début mars 2020, les entreprises ont, quasiment du jour au lendemain, basculé dans un Nouveau Monde, celui du travail à distance. Avec le prolongement de la crise sanitaire et ses multiples rebondissements, le télétravail s’est ancré dans nos habitudes professionnelles. Près de 2/3 des salariés du secteur Banque/ Assurance (62%) et des Services (62% également) étaient encore en télétravail à temps complet ou partiel fin 2020. Avec, en moyenne, 3,6 jours télétravaillés par semaine !

Cette nouvelle donne, appelée à se prolonger, engendre de nombreux défis pour les entreprises. Comment maintenir la cohésion des équipes et communiquer efficacement face à des salariés à distance ? 

Le problème se pose de manière accrue quand une entreprise doit, dans ces conditions, faire face à des chantiers importants et se lancer dans la conduite du changement. Normalement, ce suivi du changement passe par la proximité, le partage d’une vision, la formation et l’information… Comment le réaliser quand les équipes ne sont pas au bureau ? Heureusement, différents canaux de communication, adaptés à la conduite du changement, restent utilisables à distance.  

Un intranet pour tout centraliser 

Un intranet apparait souvent comme un moyen idéal pour centraliser toutes les informations d’une entreprise et laisser les employés accéder à celles qui les intéressent, au moment qui les arrange. La plateforme peut héberger des contenus et outils durables, structurels (paie, gestion des congés ou des notes de frais, bureautique, etc.) et d’autres plus conjoncturels : actualités, nouveautés… et informations liées aux processus de changement. 

D’ailleurs, 64% des entreprises utilisent un intranet pour introduire des méthodes de travail, 56% pour améliorer l’agilité et la réactivité de l’organisation. En ce qui concerne la conduite du changement, un intranet (de qualité) s’avère donc un outil de poids… Il est pourtant insuffisant pour porter, à lui seul, tous les éléments de la conduite du changement.

Les collaborateurs attendent en effet des informations pertinentes, mais n’auront pas forcément le réflexe, l’habitude, le temps ou l’envie d’aller les chercher, d’eux-mêmes, sur votre plateforme de communication interne. Et les meilleurs contenus du monde, les meilleures informations proposées n’auront aucun impact si personne ne les lit. 

Quid alors d’une newsletter reprenant les informations importantes ? Elle peut s’avérer intéressante, en centralisant et partageant périodiquement les informations et les nouveaux assets relatifs à la conduite du changement. Mais elle présente aussi des inconvénients, comme le risque de se perdre dans des messageries déjà bien encombrées et une périodicité qui ne correspond pas toujours aux besoins et aux disponibilités des salariés.

Dès lors, que faire ? Jouer sur tous les tableaux et améliorer la communication verticale, en respectant ses basics :  

1. Une fréquence de communication élevée ; 
2. Des informations renouvelées, variées ;  
3. Et un ton cohérent dans chaque communication.

Un canal permet de remplir tous ces critères, et bien d’autres : la signature mail. 

La signature mail, parfait vecteur du changement à distance 

Vous pouvez planifier et mener une véritable campagne de communication interne avec votre signature mail. Identifiez à l’avance les sujets à aborder avec les collaborateurs impactés par les changements, créez des informations adaptées puis intégrez-les dans un calendrier de communication détaillé, sans oublier les résultats tangibles et victoires d’étape à célébrer. 

Avec une signature mail automatisée et calibrée pour porter vos projets, vous capitalisez sur la récurrence des échanges et exposez régulièrement vos collaborateurs aux contenus disponibles. Ces échanges fréquents vont les aider à connaitre en détail les changements demandés, les contenus qui y répondent, etc. Avec ce canal, la communication est régulière et l’employé se sent toujours pleinement intégré à la bonne marche de l’entreprise – un point crucial quand on travaille loin de ses collègues. 

Informer et… dialoguer en un clic ! 

Dialoguer, communiquer, échanger facilement… En face-à-face comme à distance, rien ne vaut la discussion directe. A ce titre, la dernière fonctionnalité de Letsignit se montre particulièrement intéressante : vous pouvez désormais ajouter un bouton Teams à votre signature.

Toute personne qui clique dessus pourra ainsi entrer en contact avec vous et démarrer en un clic une conversation ou un appel Teams ! Facile, rapide, directe, c’est une option parfaitement adaptée pour poser une question, aborder un point de détail, demander une précision, se faire guider pas à pas dans l’utilisation d’une nouvelle solution… Idéal pour aider les collaborateurs travaillant sur des sites distants ou en télétravail et les accompagner dans la transformation de l’entreprise. 

La signature mail est aussi parfaitement lisible en mobilité, sur le smartphone des collaborateurs. Qu’ils soient en télétravail intégral, fréquemment en déplacement ou alternent présence au bureau et travail à distance, tous ont ainsi accès au même niveau d’informations. Et tous peuvent embrasser le changement. 

Sources :

• https://www.journaldunet.com/management/efficacite-personnelle/1149438-comment-faire-adherer-a-un-changement/
• https://newsroom.malakoffhumanis.com/download-pdf/60216e3db3b8490764313cf3
• https://boost.rs/blog/conduite-du-changement-en-entreprise-quelles-en-sont-les-cles/