La Digital Workplace crée un environnement de travail numérique unifié, accessible partout et à tout moment. En profitant à l’expérience collaborateurs, elle soutient aussi l’engagement des équipes.

Un seul espace pour tout contrôler. Dans une Digital Workplace, le collaborateur retrouve tous les outils dont il a besoin dans le cadre de son travail. Réseaux sociaux internes, outils de création et de prise de note, agenda, logiciel d’emailing, documents… tout !

Mais la multiplication des outils pose problème : les organisations utilisent aujourd’hui 16 applications SaaS en moyenne contre 8 en 2015¹. C’est pourquoi la Digital Workplace ne se contente pas de compiler les outils, elle les intègre et facilite leurs interactions. Un exemple : lorsque vous envoyez un email, une signature mail avec un lien pour switcher de vos emails vers Teams peut automatiquement être ajoutée pour faciliter les interactions, avec des audiences internes comme externes. C’est ça l’intégration.

Les bénéfices de la Digital Workplace

On estime que les employés ayant accès à des applications facilement accessibles perdent 17% de temps en moins dans les processus manuels². Et des collaborateurs qui utilisent mieux leur temps, pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, sont forcément plus engagés. La grande majorité des DSI pensent d’ailleurs que l’autonomisation numérique pourrait entrainer une croissance des revenus d’au moins 5% en trois ans³. Pourtant, moins d’une entreprise sur deux bénéficie aujourd’hui d’une forme, souvent fragmentaire, de Digital Workplace⁴ : intranet, réseau social d’entreprise, suite Office 365, etc.

Un grand bouleversement

Si la Digital Workplace est si peu développée malgré son utilité, c’est parce que sa mise en place demande des efforts importants. Car cet espace numérique concerne tous les membres de l’entreprise, chacun doit être impliqué. Le top management a pour rôle d’impulser la conduite du changement, tandis que les collaborateurs ont tout intérêt à faire remonter leurs problématiques pour qu’elles soient prises en compte dans la sélection d’une solution adaptée.

D’où l’intérêt de faire de la Digital Workplace un programme, communiqué à toutes les parties prenantes grâce à une campagne massive de communication interne. Une campagne qui passera notamment par la signature mail : un touch point diffus et efficace qui peut être géré de façon centralisée.

La digitalisation du bureau physique

Justement, la signature mail fait elle-même partie de la Digital Workplace. C’est à la fois la carte de visite et la plaquette commerciale de votre bureau physique. C’est aussi un canal à part entière de la Digital Workplace puisqu’elle peut être utilisée pour diffuser des informations à des audiences internes ou externes. Une solution de gestion centralisée des signatures mail comme Letsignit peut faire le distinguo entre les signatures pour l’interne et celles pour l’externe.

La Digital Workplace s’enrichit donc au fil de la numérisation de nos usages quotidiens. Il suffit de faire l’inventaire de votre bureau physique pour s’en rendre compte… Les magazines, les journaux et les lectures du moment seront à retrouver dans l’onglet « Veille ». Le café ? Vous pouvez le prendre au moment d’une pause-café virtuelle. Et la session de Lunch & Learn remplace à la fois la table à manger et le paper-board. Autant d’outils qui améliorent l’expérience collaborateurs et donc leur engagement.

Notion relativement nouvelle, la Digital Workplace n’a pas encore révélé toutes ses potentialités. Au-delà d’une plateforme numérique, c’est un environnement virtuel qui se superpose au bureau physique – sans pour autant le remplacer. Un environnement qui facilite la collaboration dans un contexte de digitalisation du travail. Réussir cette transformation s’apparente à un programme qui engage toutes les forces vives de l’organisation vers un but commun.

Sources :

• ¹ https://www.bettercloud.com/monitor/state-of-the-saas-powered-workplace-report/
• ² https://www.vmware.com/radius/report-impact-digitally-empowered-workforce/
• ³ https://www.vmware.com/radius/report-impact-digitally-empowered-workforce/
• ⁴ https://www-cmswire.simplermedia.com/cw-cp-state-of-dw-2020.html?smg_source=cmswire.com&smg_medium=web&smg_campaign=cw-cp-state-of-dw-2020&smg_content=whitepapers&_ga=2.107226306.1747413892.1614246563-1451536544.1614246465
• https://www.journaldunet.fr/web-tech/guide-de-l-entreprise-digitale/1193447-la-digital-workplace-en-7-questions/
• https://www.dizzion.com/resource/blog/27-stats-about-digital-workplace-transformations/
• https://www.lumapps.com/blog/digital-workplace/7-traits-of-a-successful-digital-workplace/