Dans une organisation, petite ou grande, pas d’efficacité sans délégation. Y compris pour la gestion des signatures mail en environnement Microsoft 365 (Office 365). Letsignit vous permet de déléguer l’administration des signatures pour répondre à de nombreux cas d’usage.

Bénéficier d’une signature mail homogène est un atout pour l’image d’une entreprise. Mais les cas d’usage où la délégation apparait nécessaire sont nombreux : filiales internationales de grandes entreprises, entités avec des noms différents, intégration d’une entité issue d’un rachat, etc. En théorie, un administrateur global peut techniquement traiter toutes les signatures. Mais la réalité organisationnelle et géographique nécessite raisonnablement de déléguer cette gestion à des administrateurs dédiés, au plus proche des collaborateurs et des réalités du terrain.

Déléguer pour prendre en compte les spécificités locales, légales et culturelles

Dans le cas de filiales réparties dans plusieurs pays, les pratiques sont en effet très variées. Outre la langue à utiliser, ces différences vont concerner les informations à embarquer dans les signatures, leur hiérarchisation ou encore leur rendu visuel. Résultat, pour éviter des échanges sans fin avec un administrateur global contraint de jongler avec les fuseaux horaires, la meilleure solution consiste à déléguer la gestion des signatures à un administrateur local. Chaque filiale ou entité gagnera en autonomie et en réactivité.

Déléguer la gestion des signatures à vos filiales

Dans la pratique, le cas le plus courant de délégation concerne les filiales d’entreprise. Chaque siège local peut bénéficier d’une charte graphique spécifique, voire de logos différents, en accord avec ceux adoptés dans chaque zone géographique. Letsignit permet d’ailleurs de choisir entre différents logos à intégrer dans vos signatures mail.

Localiser les opérations marketing avec la réactivité nécessaire représente aussi un argument de plus pour confier la gestion des signatures mail à un administrateur local. Une fois cette gestion déléguée, chaque entité mandatée peut assurer l’entière gestion des signatures et annuaires de manière autonome.

Pour réaliser cette délégation, il suffit depuis l’interface d’administration Letsignit de choisir l’onglet « filiale » dans le menu « Equipe ». De là vous entrez un critère unique pour créer votre filiale, par exemple Pays et la valeur associée : le pays cible ou toute autre variable présente dans l’active directory.

Une fois ces critères définis, reste à déléguer l’administration à un ou plusieurs collaborateurs de la filiale cible.

Multi tenant : une option pour administrer plusieurs annuaires entre filiales

Autre cas de figure, votre entreprise peut avoir à gérer plusieurs annuaires (avec différents noms de domaine) tout en souhaitant piloter les licences depuis un seul compte global d’administration. Une situation fréquente dans les contextes de rachats de société. Pour y parvenir, il suffit de s’appuyer sur la fonction dite « multi tenant ».

Avec elle, des tenants (en quelque sorte des instances d’exécution) secondaires peuvent être ajoutés à un compte associé à un tenant principal. Une bonne manière d’isoler les différents annuaires au sein d’un même compte. Une fois le tenant créé et des licences allouées, un administrateur délégué peut être nommé. Bien entendu, à sa création le tenant est vide, il faut l’associer à un annuaire pour nourrir la liste des utilisateurs.

Personnaliser et importer les attributs pour vos filiales

Selon les pays ou filiales, il faut parfois modifier les informations contenues dans les signatures ou au sein des annuaires. Letsignit remonte d’Azure AD toutes les informations naturellement éligibles à une signature mail (numéro de téléphone, email, site web, fonction, adresse, etc.). Mais pour s’adapter aux contraintes liées à la signature ou à la gouvernance d’une filiale, il est aussi possible d’ajouter des attributs et variables. Il peut s’agir d’attributs présents dans l’annuaire, un numéro d’identification (ID) pour recenser les membres d’un service par exemple, ou toute autre variable de nomenclature.

De plus, ces attributs peuvent être personnalisés au sein de Letsignit. Chaque filiale ou entité est en mesure de créer ses champs spécifiques, pour ajouter une Baseline dans le corps de la signature Outlook ou une notice légale. Il existe de nombreuses personnalisations possibles, et chaque entité peut individualiser et enrichir ses champs, tant au niveau de l’annuaire que de l’interface d’administration de Letsignit.

Cloisonner et administrer les signatures mail par filiale ou entité ouvre de nouvelles perspectives, tant pour la communication que pour l’image de l’entreprise. La souplesse de Letsignit autorise une délégation de son administration en quelques clics, sans manœuvre laborieuse ni dispositif technique complexe. Cette facilité à créer des entités séparées et autonomes tout en maintenant la supervision de l’outil par un « super administrateur » vous donne à la fois un contrôle total sur la plateforme et une délégation très fine et capillaire. Le meilleur des deux mondes.