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Signatures Outlook : comment les administrer sans souci

Une signature électronique homogène apporte un vrai plus aux entreprises. Comment en simplifier l’administration et automatiser les déploiements ? Grâce à une plateforme cloud centralisée.

 

Devoir déployer les signatures mail au sein d’Outlook suscite rarement l’enthousiasme des équipes IT. Si la tâche est réalisée manuellement, il faut compter environ 30 minutes par poste pour paramétrer la signature dans Outlook. Une durée à multiplier en fonction du nombre de postes et de collaborateurs… Le déploiement manuel s’avère donc chronophage et consommateur en ressources humaines, d’autant qu’il s’agit de tâches à faible valeur ajoutée pour les équipes informatiques.

Pour autant, une signature homogène est pour l’entreprise un gage de cohérence pour véhiculer son image. Il faut donc simplifier l’administration de ces signatures. La meilleure option ? Utiliser une plateforme Cloud centralisée pour automatiser les déploiements. Elle procure à la DSI un réel gain de temps avec un faible impact sur le système d’information grâce à l’intégration avec Microsoft 365 (Office 365) et Azure et apporte, dans le cadre de la symétrie des attentions, un service à valeur ajoutée à l’utilisateur.

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Se connecter à l’annuaire Active Directory

 

La gestion des annuaires s’apparente souvent à une tâche ingrate pour le service informatique. Il faut s’assurer que toutes les données sont à jour, les attributs correctement renseignés, et qu’un collaborateur parti de l’entreprise a bien été effacé. Cette maintenance se solde souvent par des procédures fastidieuses et sans réelle valeur ajoutée. D’où l’importance de veiller à ce que l’arrivée d’une nouvelle application ou d’un nouveau service n’alourdisse pas ce type de tâches.

Dans le cas de Letsignit, la connexion avec l’annuaire a été pensée pour être indolore pour les équipes IT.

La première étape consiste, une fois l’inscription sur la plateforme Letsignit effectuée, à importer les utilisateurs. Si vous êtes administrateur de Microsoft 365 (Office 365), rendez-vous dans l’onglet « Intégration Microsoft 365 (Office 365)». Vous y autorisez la synchronisation avec l’annuaire. L’opération est alors lancée : utilisateurs, groupes, attributs et noms de domaines associés à votre compte Microsoft 365 (Office 365) viennent alimenter la liste d’utilisateurs de Letsignit. L’affaire de quelques minutes.

Lors de l’installation par les utilisateurs de l’application Letsignit, profitez-en pour leur demander de bien vérifier leurs informations et de les actualiser le cas échéant. Certaines organisations en profitent d’ailleurs pour réinjecter ces informations mises à jour dans Letsignit dans leur propre annuaire – via un export.

 

L’authentification unique transparente Azure : une expérience utilisateur optimale

C’est connu, la première cause d’appel à la hotline est la perte du mot de passe. Et ces sollicitations se multiplient avec chaque nouvelle application proposée aux utilisateurs. Pour éviter cet effet de bord, Letsignit permet une authentification unique et transparente. Explications :  d’une part, Letsignit adopte le même mot de passe que celui utilisé avec Microsoft 365 (Office 365) – technique aussi appelée SSO pour « Single Sign On » ; d’autre part, ce mot de passe, comme le nom d’utilisateur, sont automatiquement échangés entre l’annuaire et Letsignit – pour un SSO dit « seamless » (sans friction). Pour en profiter pleinement, cette option “seamless SSO” devra être activée depuis la consolde d’administration Microsoft 365 (Office 365).

Résultat, l’utilisateur n’a plus besoin de saisir son mot de passe, ni même son nom d’utilisateur. Et la nouvelle signature est déployée dès l’envoi du premier mail. Autre bonne nouvelle, cette fois pour le service IT, l’activation de ce « Seamless SSO » ne demande aucun composant local.

En termes de sécurité, cette fonction est compatible avec n’importe quelle méthode d’authentification Cloud, hachage de mot de passe ou authentification directe. Mieux, cette fonction peut être déployée pour certains comptes ou pour l’ensemble des utilisateurs avec une stratégie de groupe. Cette approche sécurisée souple et robuste ne nécessite pas de lourd déploiement ni de consignes sécuritaires particulières auprès des collaborateurs. Un souci de moins pour protéger l’entreprise des cyberattaques.

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Un déploiement en quelques étapes

Comment déployer cette authentification unique ? Les actions à mener du côté sur service IT sont minimes. Si le seamless SSO est déjà utilisé, il faut veiller à actualiser la liste verte des connexions aux URL des plages d’adresses IP du datacenter Azure. Ensuite, l’application se charge de récupérer l’adresse mail de l’utilisateur ou, à défaut son UPN (User Principal Name) avant d’autoriser une connexion. Aucune modification profonde des postes et serveurs n’est donc requise. Et l’authentification s’effectue avec un niveau de sécurité maximale, aligné sur la politique de chiffrement des entreprises et de protection via le pare-feu.

 

Créer des groupes pour mieux administrer

Selon les fonctions, départements ou services, il est parfois utile de créer des groupes d’utilisateurs avec, pour chacun d’entre eux, une gestion de signatures mail Outlook spécifique. Par exemple, un groupe pour les services de communication, un pour les managers, un autre pour une filiale ou une entité, etc. Réaliser cette opération au sein de l’annuaire nécessite de définir des règles par utilisateur et de modifier les stratégies de groupe. Une tâche habituellement chronophage… mais réglée en quelques clics depuis l’interface d’administration de Letsignit.

Comment procéder ?

Dans la barre de navigation, il suffit de cliquer sur « Equipe », puis sur « Groupes ». Ces groupes se répartissent en deux catégories :

  • Groupes de l’annuaire : il s’agit des groupes déjà existants dans le répertoire. Ils ne peuvent pas être modifiés ni supprimés. Vous pouvez uniquement voir quels sont les membres du groupe et sélectionner le groupe en totalité pour lui attribuer une signature ou une campagne.
  • Groupes Letsignit : ce sont des groupes que vous pouvez créer, modifier et supprimer. Ils sont indépendants de l’annuaire.

Pour créer un groupe Letsignit :

1) Nommez votre groupe ;

2) Déterminez les règles basées sur les attributs (email, nom, département etc.) ; vous pouvez aussi sélectionner les utilisateurs manuellement.

3) Enregistrez-le.

Une fois les groupes créés, il est très facile de les modifier en utilisant la fonction « éditer » pour ajouter ou supprimer des utilisateurs.

 

Serveurs à distance et environnement TSE/RDS

Vous trouvez que la gestion de la signature Outlook sur des PC au sein de l’entreprise vous prend trop de temps ? Il y a encore plus chronophage et plus complexe : l’implémentation des signatures pour les bureaux à distance. Elle exige de nombreuses manipulations fastidieuses et des allers-retours entre l’application et le serveur. Heureusement, Letsignit prend en charge le déploiement des signatures Outlook au sein de ces environnements de manière aussi simple que pour un poste standard, dès l’installation par l’utilisateur de l’application.

Contrôler et superviser à distance

Pour mesurer et évaluer l’usage de Letsignit à des fins d’inventaire et de rationalisation, vous souhaitez sans doute savoir qui utilise effectivement l’application. Un simple coup d’œil sur l’onglet « Equipe » de l’interface d’administration vous donnera l’information. Un regard également utile pour s’assurer qu’aucun utilisateur ne rencontre de problème avec l’implémentation de sa signature.

Sachez aussi que si vous souhaitez déléguer le support à l’équipe Letsignit, la procédure est très simple :

  • Dans le menu déroulant, recherchez « Mon entreprise » dans les paramètres ;
  • Sur la page du compte, cliquez sur « Connexion au support » ;
  • Envoyez l’email au membre du support.

Dans le menu, vous définissez le temps souhaité pour la durée de la session du support. Vous pouvez bien sûr révoquer les droits de connexion depuis l’interface en ouvrant l’icône support.

Au final, les bénéfices sont nombreux. Les services informatiques et la DSI bénéficient d’une application simple et robuste, sans qu’il soit nécessaire de modifier le système d’information ou d’ajouter des couches intermédiaires. Letsignit ôte toute complexité en se connectant nativement à l’annuaire de l’entreprise, ce qui diminue d’autant le besoin en ressources humaines pour assurer le déploiement et la gestion de la solution. De leur côté, les utilisateurs bénéficieront d’un service à haute valeur ajoutée. À cette symétrie des attentions s’ajoute une robuste couche de sécurité, idéale pour toutes les entreprises, qu’elles soient privées ou de service public.

 

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