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Comment faire des signatures Outlook un outil marketing ?

Le mail reste le canal incontournable pour vos campagnes marketing. Mais êtes-vous certain d’exploiter toute la puissance de ce média ? Quid de la signature des mails de vos collaborateurs ? Puissant call-to-action, cette signature répond à de nombreux cas d’usage pour accélérer votre marketing – à condition de l’administrer et de la centraliser depuis Microsoft 365 (Office 365)

 

C’est un défi bien connu des responsables marketing : assurer la visibilité et la personnalisation de ses messages auprès des bonnes audiences. Le mail reste le principal outil de communication avec elles, mais peu d’entreprises pensent à amplifier et actualiser leurs messages en utilisant la signature de leurs collaborateurs.

Les chiffres sont éloquents : les salariés reçoivent en moyenne 121 mails chaque jour et en envoient 40. Dans le cadre professionnel, le taux d’ouverture de ces messages est de 100%, contre 23% seulement pour les campagnes d’emailing. Cela signifie qu’une entreprise qui compte 100 collaborateurs et qui déploie une signature automatisée et harmonisée se donne l’opportunité d’exposer son message… 80 000 fois.

Pourquoi se priver ? Facile à implémenter et à administrer en utilisant Outlook, la signature est un accélérateur de votre marketing aux nombreux cas d’usages. Tour d’horizon.

 

Vos bannières d’mail : canal de recrutement et visibilité pour vos évènements  

La signature e-mail est le parfait vecteur pour communiquer sur vos futurs évènements internes ou externes. Que ce soit pour annoncer un webinaire, une intervention à une conférence ou votre présence sur un salon, la bannière de la signature permet d’en faire l’annonce et d’en accroître la visibilité.

Lors de la conception, il ne faut d’ailleurs pas hésiter à inciter les récipiendaires à s’inscrire et à les renvoyer vers la page dédiée à votre évènement ; ajoutez un call-to-action clair pour inciter à cliquer. Vous retrouverez ici nos 4 astuces pour créer une bannière de com efficace. N’hésitez pas non plus à réaliser un A/B test pour mesurer la signature la plus engageante.

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Inbound marketing : synchronisez les signatures mail avec vos campagnes

Une actualité marquante ? Un nouveau livre blanc, un billet de post ou un concours à promouvoir ? La bannière peut être actualisée en fonction du contenu à amplifier à l’instant T. La mise en avant de vos contenus aidera à capter de nouveaux prospects ou à réactiver des clients déjà acquis en les dirigeant vers un contenu utile en fonction de leur profil. Car en programmant vos campagnes depuis l’espace admin, il est facile de faire correspondre la signature au début du funnel de vente avec un contenu à forte valeur ajoutée ou, dans le cas d’un client, pousser un contenu destiné à le fidéliser : une vidéo d’un nouveau produit, une invitation à un webinaire ou autre.

 

ABM : personnalisez votre signature pour votre interlocuteur

La relation directe entre les collaborateurs et leurs interlocuteurs fait du mail le canal idéal pour des campagnes ciblées d’Account Based Marketing (ABM). Aujourd’hui, la plupart des interactions avec les interlocuteurs se basent sur Outlook comme solution de messagerie.  Au point que les produits et services Office 365, Outlook.com, et OneDrive comptabilisent respectivement 7,1 millions d’abonnés, 400 millions d’utilisateurs actifs et 200 millions d’utilisateurs ! En profitant de la gestion dynamique des signatures, l’entreprise peut adresser un message personnalisé et ciblé en fonction du parcours pour renforcer le lien et l’engagement avec les interlocuteurs d’un compte spécifique. Le suivi des interactions permet de mesurer des résultats  précis et quotidiens (nombre de clics par campagne, par signature ou par la combinaison d’une signature et d’une campagne, etc.) pour vous assurer des performances de vos actions marketing.

 

Contrôlez l’image, un must pour le Marketing RH

L’image de marque de l’entreprise est un facteur essentiel pour tout candidat. Bénéficier d’une signature de mail homogène et cohérente impacte positivement la perception d’un potentiel candidat – comme de vos autres contacts. Et pourtant… Avec la multiplication des filiales, des rachats ou tout simplement par absence de charte, les signatures des collaborateurs peuvent varier dans la forme et même sur le fond, y compris au sein d’un même service ! Entre les impératifs des ressources humaines et ceux des autres services, comment être sûr que chacun utilise le même modèle de signature ? Tout simplement en définissant une charte et un modèle commun.

La signature offre aussi un support pour diffuser vos offres recrutement. Un support, mais aussi un allié car vous pourrez dans un second temps, et au même titre que dans une campagne d’inbound, imaginer une séquence de contenu à chaque étape du processus de recrutement : créer de l’intérêt avec une vidéo corporate, puis proposer un contenu plus personnalisé en vue de l’entretien, etc.

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Études et sondages : profitez du volume d’échanges

La crédibilité d’une étude ou d’un sondage repose sur le panel de répondants et son volume. En s’appuyant sur les échanges électroniques de vos collaborateurs, la portée et la visibilité de vos enquêtes en seront multipliées d’autant. Là aussi, un call-to-action couplé à une bannière graphique augmentera le nombre de participants, de manière ciblée.

 

Utilisez Outlook au mieux pour automatiser le process de vos signatures et campagnes

Allié précieux de votre marketing, la signature mail est aussi simple à gérer et à déployer depuis Microsoft 365 (Office 365) – finie la gestion lourde et chronophage.

Concrètement, un login sur la plateforme Cloud de Letsignit vous donne directement accès à l’interface d’administration de vos futures campagnes. Une fois votre logo téléchargé et le nom de votre entreprise renseigné, la connexion automatique à votre annuaire d’entreprise vous donne accès aux profils des collaborateurs. Vous pouvez aussi les ajouter manuellement, via l’utilisation d’un lien ou encore par l’importation d’un fichier CSV.

Trois étapes suffisent pour créer vos campagnes marketing depuis l’onglet « campagne » de l’interface :

  1. Vous importez la bannière créée au format souhaité (png, jpg. ou gif.) ;
  2. Vous lui attribuez un lien de destination (landing page, formulaire, billeterie…) ;
  3. Vous attribuez votre campagne à un groupe de collaborateurs, par service ou fonctions, simplement en cochant des cases ;
  4. Vous définissez les dates de début et de fin de votre campagne ainsi que son niveau de priorité.
     

C’est fait ! Vous pourrez ensuite mesurer les résultats avec l’outil d’analytique dédié et booster les performances de vos actions marketing.

Derniers conseils pour des campagnes plus efficaces :

  • Pensez à modifier régulièrement vos bannières pour ne pas lasser le destinataire : événement, offre commerciale, enquête de satisfaction, n’oubliez pas les cas d’usage incontournables de bannières marketing;
  • Actualisez les signatures en fonction de vos campagnes et des interlocuteurs ;
  • Ne dépassez pas deux mois pour une campagne ;
  • Informez et formez les collaborateurs !

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