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Comment créer une signature mail Outlook ?

Sous-estimée, la signature mail dans Outlook peut pourtant devenir un puissant outil marketing. Les emails de vos collaborateurs offrent à l’entreprise un média, au même titre que le site web, la carte de visite ou votre blog. Comment en tirer le meilleur parti ? À quelles conditions ? Pour quels usages ?

 

Chaque jour, 128 milliards de mails et autant de signatures sont envoyés et reçus dans le mondedont 1,4 milliard en France. En moyenne, chaque personne dans l’entreprise envoie 40 mails et en reçoit 121… chaque jour ! Multipliés par le nombre de collaborateurs, le taux d’impression et la portée d’un message véhiculé par ce canal peuvent laisser rêveur tout responsable de communication et marketing d’une entreprise. D’autant plus si la signature mail peut être modifiée en temps réel en fonction des objectifs.

 

Signatures mail : optez pour une gestion centralisée  

Pour différentes raisons, la signature mail reste pourtant sous-utilisée comme outil de communication : la difficulté d’intégration ou d’administration, la configuration manuelle sur chaque poste, la conception des signatures, leur actualisation, l’impact sur le système d’information et l’intégration au sein d’Exchange On-Premise constituent autant de freins.

Letsignit élimine tous ces points de frictions. Proposé en SaaS, le déploiement des signatures mail Office 365 est automatisé et centralisé. Chacun peut bénéficier d’une signature homogène et conforme à la charte de l’entreprise sans que cela impacte l’activité. Plus qu’une carte de visite, Letsignit transforme la signature mail en vecteur de communication. Que ce soit pour assurer la cohérence de marque, amplifier des campagnes marketing ou s’aligner sur les règles d’une organisation grande ou petite, les raisons de centraliser les signatures email dans Outlook ne manquent pas.

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Signatures mail : soignez la 1re interaction avec votre marque

L’email est souvent la première – et la principale – interaction entre une entreprise et ses interlocuteurs. Suivant l’adage selon lequel « on n’a pas deux fois l’occasion de faire une première bonne impression », une signature bâclée ou non conforme génère une perception négative de l’entreprise.

Il est dommage de concevoir toute une batterie de communication autour de la marque et d’aligner tous les supports de communications… Pour tout gâcher avec une signature mail bâclée.

Pour véhiculer efficacement l’image de l’entreprise, la signature mail de chaque collaborateur doit reprendre les codes graphiques de l’entreprise. En utilisant simplement Outlook dans Office 365, l’implémentation de la signature repose soit sur l’utilisateur, soit sur une ressource du service informatique. Malgré la bonne volonté de chacun, comment être sûr du respect de la charte graphique ? De la cohérence dans la hiérarchie de l’information ? Comment homogénéiser la forme de ces signatures ? Plus le nombre de collaborateurs est élevé, plus le risque d’une interprétation de la signature « corporate » est grand. Tout le monde ne maîtrise pas les techniques d’édition des visuels, les dénominations des services et fonctions de l’entreprise ou tout simplement les messages clés à délivrer…

Pour éviter des mises en œuvre individuelles aléatoires, le service informatique peut dédier une ressource pour configurer chaque poste. Mais à raison de 30 minutes par poste, multiplié par le nombre de collaborateurs, le temps affecté à cette tâche à faible valeur ajoutée pourrait sans doute être mieux utilisé par le service IT.

Sans compter qu’une signature mail évolue à la faveur d’un changement de poste, d’un nouveau logo, d’un déménagement, etc. Dans ces cas, l’actualisation des signatures n’est pas toujours la première priorité des collaborateurs ou même du service communication. L’idéal est bien d’automatiser l’ajout de signature mail dans Office 365.

 

La signature Outlook, un canal marketing qui s’ignore  

Quel directeur marketing ne rêve pas d’une campagne email avec un taux d’ouverture de 100 % ? En utilisant savamment la signature de vos collaborateurs, c’est quasiment le taux d’ouverture de mail auquel vous pouvez prétendre. Puisque l’exposition et la visibilité de vos messages seront proportionnelles aux nombres d’interactions, autant en profiter pour communiquer et faire des signatures Outlook un outil marketing. Car la signature mail peut embarquer bien plus que les noms, fonctions et coordonnées de vos collaborateurs ; elle peut surtout servir de support à de nombreux types de messages et agir comme un call-to-action très puissant pour répondre à vos objectifs.

En clair, votre signature est l’équivalent graphique et technique d’une publicité ou communication parfaitement ciblée. Les cas d’usages des bannières intégrées à vos signatures mail sont nombreux :

  • Informations sur un évènement à venir
  • Études et sondages
  • Inbound marketing
  • ABM
  • Marketing RH
  • Communication interne

Ces actions de communication et de marketing sont faciles à déployer. Quel que soit l’objectif, des modèles aident à créer une signature avec les messages et visuels adéquats. L’administrateur du compte n’a plus qu’à affecter les signatures aux collaborateurs souhaités.

La communication interne trouve aussi avec les signatures mail un nouveau levier. Combien de collaborateurs de votre entreprise sont au courant de votre dernière étude, de votre présence sur tel salon important, d’un webinaire sur un sujet cœur de métier ? Sans doute une faible proportion. Désormais, en visualisant les bannières intégrées aux signatures, chaque collaborateur peut être informé indirectement des sujets en cours. Un bénéfice collatéral bienvenu pour pallier les faibles taux de lecture des communications sur intranet et autres newsletters internes, souvent supprimées, au mieux archivées pour être lues « quand on aura le temps ».

 

Mesurez l’impact de vos signatures mail  

Cette capillarité et réactivité de l’email est sans limites. À titre d’exemple, l’équipe marketing peut mettre à disposition une « bibliothèque » de signatures adaptées aux différentes positions d’un prospect dans le tunnel de conversion. Les commerciaux sont alors en mesure de puiser dans ces propositions selon les interlocuteurs ciblés. Le mail envoyé à un prospect froid intègre une signature qui promeut un livre blanc tandis que celui édité pour un prospect chaud valorise une offre promotionnelle. Une approche utile dans le cadre d’une démarche Inbound comme pour une campagne ABM (Account-Based Marketing) plus ciblée.

De même, pour booster la participation à une étude ou un sondage, un call-to-action sur la bannière renvoyant vers le questionnaire est facile à mettre en œuvre. Tout comme d’éventuels contenus sur la vie en entreprise pour votre marketing RH.

Pas de marketing sans mesures ? Un tableau de bord affiche les principaux KPIs nécessaires : ouverture, taux de clic, nombre de clics par utilisateur…

L’efficacité de la signature pour votre marketing, communication ou image de marque est amplifiée grâce à la possibilité de créer des groupes et d’affecter les signatures par groupes, voire par collaborateurs.

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Créez votre signature mail en quelques clics  

La signature mail est d’autant plus efficace avec Letsignit que quelques clics suffisent pour synchroniser votre annuaire (les groupes, les informations sur les utilisateurs) avec la gestion des signatures. Quelques clics de plus et vous créez votre première signature, grâce à des modèles existants, à l’éditeur « Drag & Drop » ou encore via l’import d’un code HTML. 

Reste à affecter les signatures à vos collaborateurs et à les inviter à télécharger l’application — ou la télédistribuer. Dès la première utilisation d’Outlook au sein d’Office 365, votre collaborateur aura sa signature intégrée dans ses emails, sur Outlook PC, mobile ou Web, sans manœuvres supplémentaires. Difficile de faire plus simple.

Résumé de la marche à suivre :

  • Inscription à Letsignit
  • Synchronisation automatique de l’annuaire Azure AD sur la plateforme Letsignit
  • Création de la signature
  • Installation de l’application ou télédistribution sur les postes des collaborateurs (ou, dans le cadre d’un déploiement serveur-side configuration connecteur SMTP Office 365
  • Intégration de la signature dans le premier mail envoyé après le démarrage d’Outlook.

En cinq étapes, vos collaborateurs disposent d’une signature mail harmoniséecohérente avec la charte graphique de votre entreprise et surtout prête à servir de support pour votre communication et marketing.

 

Affectez les signatures aux collaborateurs  

Autre bénéfice de la centralisation de l’administration, la possibilité de gérer très finement l’affectation des signatures. Les principaux cas d’usages sont liés à la gouvernance globale en fonction des règles de l’entreprise et à la réalisation de campagnes de signatures dans le cadre de la communication ou du marketing.

Si l’annuaire de votre entreprise comprend différents groupes, Letsignit vous permet de conserver cette logique puisqu’ils sont importés lors de la synchronisation. Vous pouvez aussi créer des groupes d’utilisateurs Letsignit depuis l’interface d’administration en passant par l’onglet Equipe. Là aussi, la procédure est simple : sélectionnez les utilisateurs au sein de votre annuaire, en utilisant éventuellement le moteur de recherche ou en vous appuyant sur les attributs, par exemple la fonction d’une personne ou le département auquel elle appartient.

Pour assouplir cette fonction et décharger l’administrateur, vous pouvez nommer des gestionnaires pour gérer les campagnes d’un groupe donné.

Cette fonction d’équipe à de multiples usages : créer un groupe pour les commerciaux, pour l’équipe de communication ou de marketing, pour les managers, etc. Au moment de lancer ou modifier une campagne, il est alors très simple d’affecter une signature spécifique par groupe.

 

Déléguez à vos filiales la gestion des signatures 

Cette possibilité de segmenter s’avère précieuse pour un grand compte organisé en filiales ou avec différentes entités. Un groupe organisé par marque et décentralisé aura besoin que chacune de ses filiales puisse gérer sa propre signature et bénéficier d’un administrateur local délégué. Cette autonomie par entité ou filiale est aussi nécessaire pour répondre à des exigences locales, comme les normes légales et clauses de non-responsabilité dans les pays anglo-saxons, ou encore afin que chacun puisse mener ses campagnes marketing de manière indépendante.

Sur un principe similaire à celui de la création de groupe, vous pouvez créer des filiales en fonction de critères spécifiques. Le plus courant est le pays, mais d’autres critères peuvent aussi être choisis (un groupe spécifique, un nom de domaine…). Pour nommer un administrateur de groupe, notifiez-le par mail. Vous trouverez ici tous les détails pour déléguer la gestion des signatures email Outlook. Cette autonomie donnée aux filiales cloisonne l’activité, mais l’administrateur global bénéficie toujours de tous les droits sur les annuaires et conserve une supervision de l’ensemble.

 

Simplifiez la tâche de l’équipe IT grâce à l’intégration avec Office 365  

Le déploiement et la maintenance des signatures peuvent être fastidieuses pour l’équipe IT. Heureusement, l’intégration de Letsignit à Office 365 — une suite couplée au cloud Azure — a un impact très faible aussi bien sur le système d’information que sur les ressources humaines de l’équipe IT. La synchronisation de l’annuaire et son actualisation se règle en quelques clics.

De même, si votre annuaire et serveur Exchange sont déployés au sein de votre entreprise — On-Premise — ou en cours de migration, une API et un connecteur vers Letsignit permettent d’intégrer la plateforme de signature et d’automatiser son déploiement. Mieux, en vous donnant la possibilité de personnaliser les attributs des utilisateurs, des champs spécifiques peuvent être dédiés à l’enrichissement des informations des utilisateurs. Résultat, l’annuaire est actualisé en temps réel et les informations continuellement à jour. Une tâche auparavant fastidieuse, donc rarement effectuée.

Sur le versant de la sécurité, l’intégration avec Office 365 et Azure fournit nativement une authentification unique et transparente pour l’utilisateur – ce que l’on nomme le seamless Single Sign On (SSO). Pour l’utilisateur, une connexion à son compte Office 365 lui donne accès automatiquement à Letsignit sans besoin de s’authentifier à nouveau. Un bénéfice pour la hotline, dont une grande partie des interventions consiste d’ordinaire à réinitialiser des mots de passe oubliés.

Par ailleurs, avec la prise en charge de ce seamless SSO, la solution s’adapte à la politique sécuritaire de l’entreprise et s’insère dans tout type de gouvernance du chiffrement. Cette souplesse du service Cloud permet à la DSI de se décharger de la gestion de la signature, grâce à la facilité de déploiement et aux possibilités de délégation. Avec un avantage décisif à la clé : apporter un service à valeur ajoutée aux utilisateurs sans alourdir la todo (déjà bien chargée) de l’équipe IT et sans complexifier le SI.

L’intervention de l’IT est réduite à la portion congrue, sans ajouts de couches intermédiaires ou interventions pénibles dans les serveurs de l’entreprise. Pour un investissement minimal des équipes IT et un déploiement sans frictions, le bénéfice utilisateur et pour l’entreprise est rapide à démontrer.

 

Profitez de la robustesse du cloud Azure  

En matière de signatures aussi, le choix du cloud est important. En se reposant sur une intégration forte avec Office 365 et le cloud Azure de Microsoft, Letsignit offre un vecteur de communication centraliséstandardiséaligné avec les normes internes et sécurisé face aux contraintes et menaces externes. Cela assure une protection maximale contre les cyberattaques et autres menaces liées à toutes tentatives d’intrusion ou de détournement. De même, les certifications ISO et certifications du cloud Azure garantissent la conformité avec les normes réglementaires par zone géographique. Un choix judicieux pour les entreprises du service public ou soumises à des contraintes légales et juridiques fortes.

La signature mail va bien plus loin qu’une carte de visite électronique, c’est un asset de communication à part entière. Qui peut aussi offrir une expérience utilisateur simple, ludique et efficace. Il serait dommage de s’en priver.

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The end