La signature d’un mail Outlook, utilisée comme canal marketing ou de communication, offre un outil très puissant pour valoriser l’image de l’entreprise. Mais pour être pleinement efficace, la gestion de ces signatures doit être souple et automatisée. Comment faire avec Microsoft 365 (Office 365) ? Explications.

Utiliser Outlook pour traiter ces signatures mail est une bonne idée, car une signature mail homogène et graphique véhicule une image positive de l’entreprise. Mais dans la pratique, les écueils se multiplient. À commencer par l’administration : il est impossible de configurer automatiquement les signatures mail depuis le compte administrateur pour Outlook. C’est l’utilisateur qui, depuis ses paramètres d’Outlook, doit configurer la signature de ses mails. Pour aider les collaborateurs à gérer leurs signatures, proposer une charte graphique et un modèle prédéfini peut sembler une piste intéressante. Mais en pratique, chacun va plus ou moins interpréter les éléments et les adapter selon ses capacités techniques et graphiques.

Laisser l’utilisateur créer sa signature mail ?

Laisser la main à chaque utilisateur ne va pas sans poser problème. Sur l’aspect visuel, positionner un logo et des informations demande un minimum de connaissance en HTML, ou a minima de patience pour placer chacun des éléments. Le traitement des formats d’image peut aussi donner lieu à des dérives dans la gestion des extensions et des définitions.

Résultat, les signatures mail varient d’un collaborateur à l’autre. Certains oublient de préciser leur poste, d’autres adoptent des noms de service différents, au sein d’un même département ou entre les filiales. Tous ces éléments nuisent à la cohérence de votre marque.

Pour éviter ces errements possibles, un responsable de l’informatique peut bien sûr prendre chaque poste en main et y créer une signature adaptée et chartée. Une option possible, mais chronophage : pour une entreprise de 200 collaborateurs, configurer les signatures sur chaque poste représente environ 100 heures de travail ! Une tâche rébarbative qu’il faudra renouveler si l’entreprise décide de changer de logo, de nom ou tout simplement déménage. Pour tenter d’automatiser cette tâche, certaines entreprises essayent de développent des scripts, mais cela revient à décaler le problème… Ces scripts sont très sensibles au moindre changement et doivent donc faire l’objet d’une maintenance régulière et minutieuse. Dommage de se contenter d’une demi-mesure, forcément imparfaite, alors qu’il existe des solutions clés-en-main.

Automatiser les signatures mail : des bénéfices avérés

Plutôt qu’une tâche chronophage et répétitive, choisir d’automatiser et de centraliser la gestion des signatures mail représente une option bien plus intéressante. Centraliser le déploiement évite à la fois un paramétrage individuel aléatoire et une perte de temps pour l’utilisateur comme pour le service informatique. En utilisant la solution SaaS Letsignit, il s’avère facile et rapide d’automatiser et de centraliser la création des signatures, ainsi que leur déploiement via Microsoft 365 (Office 365).

3 étapes pour un déploiement facilité

1) Se connecter à Letsignit et importer vos utilisateurs

La première étape consiste bien entendu à créer son compte Letsignit en choisissant Microsoft 365 (Office 365) pour vous connecter. Sur la plateforme, l’application vous demande de choisir le mode d’importation de vos collaborateurs depuis l’onglet « Intégration ». Il suffit alors de synchroniser votre répertoire avec Microsoft 365 (Office 365). Un import alternatif en utilisant un fichier CSV est aussi possible.

Dans les deux cas, toutes les informations de vos utilisateurs – les différents domaines, les groupes, les attributs- sont immédiatement importées et disponibles sur la plateforme en quelques minutes… Autre bénéfice intéressant : tout nouvel utilisateur ajouté à votre répertoire sera automatiquement importé dans Letsignit. Difficile de faire plus simple !

2) Créez la signature Outlook désirée

Vos utilisateurs sont synchronisés ? Reste à créer la signature. Rien de plus facile avec notre éditeur « Drag & Drop ». Selon vos compétences graphiques ou vos goûts, vous pouvez choisir parmi 16 modèles proposés celui qui vous convient le mieux. Ce choix effectué, vous pouvez ouvrir l’éditeur «drag & drop» pour compléter la signature mail. 

C’est d’autant plus simple que toutes les informations des utilisateurs sont déjà préremplies grâce à la synchronisation automatique et sécurisée. Profitez de cette signature mail pour promouvoir vos réseaux sociaux – c’est bien sûr prévu dans l’éditeur.

À noter que les administrateurs experts peuvent choisir de réaliser toutes ces opérations en HTML : vos signatures mail seront alors créées sur une plateforme dédiée puis importées directement.

3) Déployez et activez les signatures

Vos signatures mail sont prêtes. Il ne reste plus qu’à attribuer chaque type de signature mail aux utilisateurs, simplement en cochant les cases dans l’annuaire de la page d’administration.
Et après ? Chez Letsignit, on a pensé à tout et on a d’ailleurs travaillé en collaboration avec les équipes Microsoft pour vous simplifier la vie et vous proposer l’expérience la plus transparente grâce à notre Add-in de signatures mail pour Outlook !

Comment ça fonctionne ? Une fois votre annuaire synchronisé et vos signatures créées, il ne vous reste plus qu’à activer l’Add-in depuis votre console admin M365 en quelques clics seulement !

Une fois le déploiement effectué, les utilisateurs accèdent automatiquement à la signature mail qui leur été attribuée en se connectant à Outlook (Outlook Desktop ou Outlook Web App), peu importe le device utilisé (tablette et mobile compris).

Côté technique, aucune action n’est requise par les utilisateurs finaux grâce à l’authentification transparente, liée au compte Microsoft 365 et à l’Azure Active Directory. Aussi, Letsignit est la seule solution offrant la possibilité aux utilisateurs de consulter et de mettre à jour leurs coordonnées directement depuis l’Add-in (si l’admin l’autorise). Le tout, sans modifier les informations de l’Active Directory. Le processus ne pouvait pas être plus transparent !

La création de cet Add-in pour Outlook est un réel game-changer pour les DSI, autrefois monopolisés pendant des heures pour paramétrer et déployer les signatures mail. Désormais, ce sont des milliers de signatures qui peuvent être déployées en un minimum de temps et en sécurité ! 

Une fois le déploiement exécuté, vos collaborateurs bénéficient d’une signature mail élégante, harmonisée et actualisée, dès le premier mail envoyé. Et ce, quel que soit le périphérique et client Outlook utilisé : application de bureau, navigateur web ou application mobile.