Pourquoi centraliser la signature des mails dans Outlook au lieu de laisser chaque collaborateur se débrouiller ? Réponse en 5 arguments décisifs.

Et si, en trois clics seulement, chacun de vos collaborateurs bénéficiait d’une signature mail élégante et esthétique ? Et si vous pouviez avoir la certitude que cette signature, harmonisée, respecte la charte de l’entreprise ? Mieux : que chaque signature véhicule la communication externe et interne de votre entreprise, sans que vos collaborateurs aient à s’en occuper ?

Tous ces bénéfices sont à portée de clics avec Letsignit, la seule solution 100 % française certifiée ISO 27001 & 27018 pour Office 365.

Pourquoi une centralisation des signatures pour Microsoft 365 (Office 365) ? 

Outlook est le client de messagerie de facto de la majorité des entreprises. Malgré les progrès fonctionnels de Microsoft 365 (Office 365), paramétrer les signatures mail demeure une opération laborieuse ; des scripts doivent être paramétrés et déployés par IT, ce qui entraine une réelle perte de temps, sans garantie que toutes les informations soient à jour. Cela crée aussi une gestion parfois erratique des visuels sur les différents canaux de messagerie. La centralisation de ce déploiement et de la gestion des signatures pour Outlook contourne ces aléas.

L’interface de gestion claire de Letsignit donne accès à toutes les fonctions nécessaires pour gérer automatiquement les signatures de chacun des collaborateurs de l’entreprise avec une très fine capillarité. Chaque utilisateur peut contrôler et implémenter sa signature sans aucune friction. Cette centralisation apporte de nombreux bénéfices, tant pour l’expérience utilisateur que pour l’entreprise. Revue de détails.

01. Un déploiement simple et conforme de la signature Outlook pour 10 ou 10 000 collaborateurs 

Le premier bénéfice d’un service centralisé est sans conteste la facilité de déploiement et d’installation des signatures auprès de tous les collaborateurs d’une entreprise et de ses filiales.

Pour le déploiement :

• En mode client-side, deux possibilités : pour Outlook Desktop, installez l’application Letsignit disponible pour Outlook Windows & Mac. Pour Outlook Online, le connecteur natif Microsoft 365 (Office 365) assure l’intégration de la signature dans OWA. Dans les deux cas, le collaborateur n’a qu’à se connecter à son compte Microsoft 365 (Office 365) et visualise sa signature avant envoi.
• En mode serveur-side, un connecteur SMTP Microsoft 365 (Office 365) doit être configuré directement sur la plateforme. La signature mail est alors intégrée quel que soit le device utilisé (PC, Mac mais aussi smartphone, tablette…).

Pas d’autre manipulation à réaliser : la nouvelle signature accompagnera le premier envoi de mail.

Pour l’administrateur, la mise en œuvre du service est tout aussi simple depuis l’interface de gestion. Une fois l’annuaire connecté et synchronisé par un simple import via Microsoft 365 (Office 365) et Azure AD, l’envoi de l’application vers les collaborateurs s’opère en un clic.

02. Transformer Microsoft 365 (Office 365) en outil de communication 

Tout collaborateur est aussi un ambassadeur de l’entreprise. Quel que soit son service ou sa fonction, chacune de ses interactions dans un cadre professionnel nourrit votre communication. À ce titre, le mail est à la fois le point de contact le plus intime et le plus fréquent ; la relation qu’il crée tisse un lien entre votre marque et les interlocuteurs de vos collaborateurs.

Avec la gestion centralisée de Letsignit, la conception des signatures offre un vaste choix de graphismes, avec une liberté créative totale et en accord avec l’image que vous souhaitez véhiculer. L’éditeur graphique adaptera automatiquement la palette de couleur pour correspondre à votre logo.

Outre le site web et les liens que vous souhaitez partager, vous pouvez aussi afficher vos différents comptes sur les réseaux sociaux. Choisissez simplement ceux à promouvoir – compte Twitter ou Instagram de l’entreprise, du collaborateur ou des deux… Vos réseaux sociaux bénéficieront grâce à ces interactions d’une visibilité accrue.

Ainsi, chaque signature d’un mail envoyé par Outlook sera conforme, esthétique et élégante sur tous les écrans, fixes comme mobiles.

03. S’appuyer sur M365 (O365) pour assurer la cohérence de marque 

Assurer la cohérence de marque nécessite de maîtriser chaque message émis. Quel que soit le média, l’affichage de la marque doit être harmonisé auprès des clients et partenaires. En tant que média, le mail permet de renforcer cette image de marque.

Avant la centralisation de la gestion des signatures, répondre aux canons graphiques et identitaires de la marque était aléatoire. Maîtriser le HTML pour paramétrer sa signature n’était pas le cas de chacun des utilisateurs.

En cas de changement de logo ou de nom, l’actualisation des signatures sans interface centralisée relevait du pensum. Le temps de propagation de la nouvelle signature repose alors sur la bonne volonté de vos utilisateurs et du temps dédié par chacun, IT ou collaborateur pour la réaliser.

Avec un outil qui simplifie et centralise le déploiement, plus de souci de gestion, des signatures toujours harmonisées, une actualisation facile en cas de changement de logo de nom, des événements et actualités facilement promus avec une meilleure visibilité et une communication renforcée : l’entreprise a tout à y gagner.  

04. Faire de Microsoft 365 (Office 365) un outil au service de vos campagnes 

C’est le rêve de tout communicant ou marketeur : adresser une communication au ciblage parfait et avec un taux d’ouverture de quasiment 100 %. Un rêve inaccessible… Sauf si vous utilisez une bannière dynamique dans vos signatures mail Outlook. Chaque mail envoyé, enrichi avec des bannières personnalisées, devient un relai pour les campagnes marketing ou de communication. Et ce avec l’assurance qu’il n’y aura aucune dégradation dans l’affichage.

Annoncer un évènement, un nouveau produit, réaliser un sondage ou une étude, relayer une annonce de recrutement… Autant de possibilités. Les mails de vos collaborateurs deviennent un maillon essentiel de vos campagnes, et l’effet boule de neige étend de manière exponentielle l’affichage de vos messages.

De plus, la centralisation des campagnes laisse une liberté totale au responsable de la communication ou du marketing pour affecter des campagnes à des groupes choisis : une campagne d’acquisition pour le service marketing, de nouveaux produits pour les commerciaux, des ouvertures de postes pour le service RH, etc.

Avec le calendrier à disposition, vos campagnes seront alignées avec votre agenda et programmées avec une date de début et de fin. Un vrai plus pour préparer sereinement les messages et prendre le temps de concevoir des bannières attractives et incitatives à l’action.

Votre campagne achevée, des tableaux de bord vous donnent accès à un reporting complet pour mesurer le trafic suscité.

05. S’appuyer sur Microsoft 365 (Office 365) pour différencier les signatures selon les rôles  

Selon la fonction des utilisateurs, vous pouvez décider de concevoir des signatures différentes. Les messages que vous souhaitez véhiculer seront personnalisés avec autant de signatures qu’il existe de rôles ou fonctions au sein de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez décider que certains managers auront une signature corporate, tandis que les commerciaux bénéficieront de messages liés à la promotion de produits.

Letsignit offre aussi une vraie souplesse dans l’attribution et la segmentation des rôles. Dans le cadre de la gestion centralisée, chaque utilisateur peut avoir la main sur tout ou partie de l’administration de la plateforme. Cette délégation est très utile, par exemple pour déléguer à une personne la gestion de campagnes. En se connectant à la plateforme, l’onglet équipe vous permet d’affecter un rôle de votre choix à l’utilisateur, administrateur ou autre. L’inverse est tout aussi simple.

Souple, simple et efficace, la centralisation de vos signatures au sein de Microsoft 365 (Office 365) apporte un bénéfice immédiat à vos utilisateurs et à votre entreprise. En quelques clics, vous êtes assurés d’avoir une signature harmonisée pour tous vos utilisateurs et un vecteur de communication ciblé et efficace.