5 micro-moments où votre signature mail compte particulièrement

Par

Amandine Fernandez

Head of Acquisition

Dans un contexte où l’email est encore plus présent dans nos quotidiens pour communiquer, il s’impose nécessaire d’optimiser chaque envoi de vos collaborateurs. Découvrez nos 5 « moments-mail » pour lesquels il est fondamental que l’émetteur soit correctement associé à la légitimité de son entreprise !

‍Le mail de Kickoff d’un projet dans lequel vous vous présentez à tous les interlocuteurs

Ayant pour but de favoriser l’appropriation d’un projet par l’ensemble des protagonistes concernés, cet email est une mise en route à ne pas négliger.

Plus que destiné à s’assurer que tout le monde est en phase avec les objectifs et les moyens déployés, l’email de kick off a aussi pour vocation de créer une dynamique positive autour du projet et de crédibiliser votre équipe ainsi que votre structure.

Votre identité de marque a alors tout intérêt à être valorisée et immédiatement identifiable dans vos signatures mail.

Le mail de relance d’un prospect sur le point de signer

Vous êtes à deux doigts de faire signer un contrat et vous souhaitez relancer un prospect quant au devis que vous lui avez envoyé. Il est donc nécessaire qu’au premier regard, il soit en mesure d’identifier la provenance et la teneur de votre email.

Outre la nécessité que cet email arbore clairement votre identité de marque, il représente également une occasion de diffuser un contenu d’avant-vente ciblé en fonction de votre destinataire.

Vous pouvez, par exemple, ajouter une bannière à votre signature mail relayant la success story de l’un de vos clients afin de rassurer votre prospect sur vos différentes compétences.

Le mail bilan d’étape d’un projet envoyé à un client

Envoyés en temps opportun, les emails bilan d’étape sont indispensables à la réussite de tous projets.

S’ils permettent de tenir toutes les parties informées de votre progression, ils font aussi foi du bon déroulé du projet et du sérieux de votre entreprise.

À cet instant, votre signature mail a encore toute son importance.

Elle rattache votre compte rendu à votre entreprise et permet à votre interlocuteur de vous contacter en un rien de temps si besoin de plus d’informations quant à votre retour.

L’invitation d’un VIP 1-to-1 à un évènement

Vous souhaitez envoyer une invitation personnalisée à vos contacts VIP.

Passer par le biais d’un emailing de masse fera perdre son authenticité à votre message et ne valorisera pas votre démarche. Vous avez tout intérêt à soigner votre invitation et à la rendre la plus personnelle possible.

La présence d’une signature mail complète et uniforme ne fera que renforcer le caractère 1-to-1 de votre initiative.

Votre interlocuteur se sentira privilégié et il accueillera votre invitation de la meilleure des façons. Aussi, votre identité de marque sera valorisée et immédiatement reconnaissable.

Le mail pour convaincre un candidat de rejoindre l’entreprise

Véritable traduction graphique de votre identité de marque, votre identité visuelle donne des informations clés à un futur candidat.

‍Si elle est incohérente dans vos échanges, votre entreprise perdra en crédibilité et en sérieux notamment.

‍Si au contraire, elle est soignée et uniforme entre tous vos canaux, le candidat percevra l’essence même de votre entité.
Il décèlera à travers cette cohérence, la forte culture d’entreprise que vous souhaitez véhiculer et sera plus amène à répondre favorablement à votre offre.

À l’échelle d’une organisation, les emails sortants se comptent en milliers par mois.

‍Les opportunités de valoriser votre identité de marque sont alors infinies.

À propos de l'auteur

Amandine est la Head of Acquisition de Letsignit ! Initialement spécialiste du contenu, elle contribue aujourd’hui activement à la rentabilité des canaux d'acquisition : SEO, SEA, SMA, SMO… Amandine, c'est aussi l'un des piliers du Marketing chez Letsignit ! Depuis plus de 5 ans, elle participe et initie des projets et campagnes marketing qui retranscrivent systématiquement sa vision, sa plume et sa créativité (qu’on retrouve également dans toutes ses tenues colorées qui égaillent la journée de tous ceux qui croisent sa route).

À propos de Letsignit

Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.

Questions
Fréquentes

Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

What is the user experience like for our employees?

If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

An English, Spanish, etc. version to adapt it to your audience
A signature template with timely promotional banners.
Use different formats of your logo according to your subsidiaries.
A signature for each of your branches.
Signature banners created especially for internal exchanges.
A simplified version for reply/forward of emails.

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.