Solution de signatures mail : pourquoi les intégrer dans la Stack Marketing ? 

En quelques années, les solutions de signatures mail sont devenues incontournables dans la « stack martech ». Comprenez, la « marketing stack », cette pile de logiciels, la plupart du temps des solutions SaaS, utilisés pour outiller l’ensemble des actions marketing. Qu’il s’agisse d’automatiser les envois d’emails, de produire des contenus visuels, de planifier les campagnes, d’analyser la performance de vos projets. Sans oublier la gestion des signatures email. Quelles questions vous poser pour intégrer au mieux cette gestion des signatures mail dans votre stack marketing ? Réponses.

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8 000 solutions « martech » !

Commençons par un disclaimer : il n’existe pas de stack martech unique, valable pour toutes les entreprises et tous les besoins. En fonction de vos attentes, vos audiences, la notoriété et l’attractivité de votre entreprise, certains outils vous seront indispensables, d’autres superflus. Une entreprise qui vend ses produits ou services directement au consommateur (B2C), par exemple, n’utilise pas les mêmes canaux, pas les mêmes techniques qu’une autre qui ne s’adresse qu’à des sociétés et organisations (B2B) ; d’où des besoins technologiques différents.

Les spécialistes du marketing ont pourtant longtemps rêvé du mouton à 5 pattes, capable de répondre à toutes leurs exigences. Mais certains besoins spécifiques nécessitent des outils spécialisés, qui apportent finesse et richesse fonctionnelle. La génération de leads fait ainsi appel à des solutions de marketing automation autant qu’à des outils plus spécialisés pour produire des landing pages ou encore programmer un agent conversationnel.

L’évolution du marché reflète cette complexité : en 10 ans, nous sommes passés de quelque 150 solutions marketing disponibles à … 8 000 aujourd’hui ! Une croissance sidérante, dont témoigne cet autre chiffre : sur l’ensemble des solutions du marché, 1 sur 5 n’existait pas il y a deux ans. Toutes sont recensées par Chief Martec dans une carte chaque année plus vertigineuse :

La signature mail, un canal à fort potentiel qui appelle une solution dédiée

Quel que soit leur situation, leur marché et leur positionnement stratégique, toutes les entreprises ou presque ont un point commun : elles envoient des emails, avec une signature mail professionnelle. Reste à transformer ces quelques lignes (nom, poste, coordonnées…) en un nouveau canal de communication, un nouvel asset marketing. Comment ? Tout simplement en utilisant une solution de signatures mail professionnelle.

Avec une telle solution, la bannière située à la fin de l’email peut présenter une actualité marquante, une nouvelle offre, un événement ou webinaire à venir, voire déployer une réelle campagne marketing. Et ce, à la fin de chaque email envoyé, à tous les destinataires de tous les collaborateurs de l’entreprise.

Avec plus de 300 milliards d’emails envoyés chaque jour dans le monde, la force de frappe de ce canal ne peut être laissée de côté. Encore faut-il s’outiller pour l’exploiter à la fois de manière ciblée et à grande échelle.

Tous nos conseils en 7 questions.

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01. Comment garantir des signatures mail esthétiques et cohérentes ?

Il est important pour une entreprise ou une organisation de construire sa propre identité visuelle et de la décliner sur tous les supports. Cette identité participe à sa notoriété et à son image de marque au sens large.

La signature mail peut aussi y contribuer. À condition de ne pas laisser la main à chaque utilisateur ; entre les goûts et préférences de chacun, les différences de compétences en graphisme et HTML ou simplement les habitudes personnelles, vos signatures mail risquent rapidement de ressembler à un joyeux bazar. Certains oublient de préciser leur poste, d’autres adoptent des noms de service différents, au sein d’un même département ou entre les filiales. Des éléments qui nuisent à votre image de marque. Toutes vos signatures mail doivent rester homogènes, attrayantes et professionnelles, pour que vos clients, partenaires, prestataires et prospects puissent vous identifier facilement.

Choisissez donc une solution qui vous apporte cohérence, uniformité et qualité, avec un haut niveau de personnalisation. Letsignit est conçue pour répondre à cet enjeu et aider les services communication et marketing à homogénéiser les modèles de signatures mail. L’édition d’un modèle s’avère simple et productive : un « color picker » extrait la couleur dominante de votre logo pour créer automatiquement des signatures mail à votre image tandis qu’un Designer vous permet d’agencer les éléments souhaités (fonction, coordonnées…) par simple Drag and Drop. Gestion des interlignes, alignement des blocs, couleurs, préfixes, pictogrammes… Nulle compétence technique ou graphique n’est requise, et vous pouvez tout personnaliser en quelques clics.

Voilà pour la signature. Quant aux bannières qui les accompagnent, elles peuvent être produites à l’aide de solutions SaaS de création de contenus visuels déjà ancrées dans le quotidien des équipes marketing et communication. Bien entendu, disposer de telles signatures n’est pas très utile si leur déploiement s’apparente à une corvée. Hors de question donc de procéder de manière manuelle en envoyant aux collaborateurs des signatures qu’ils devraient eux-mêmes paramétrer.

Les maîtres mots ici doivent être centralisation et automatisation. Deux principes appliqués pour Letsignit afin de proposer une solution activable directement depuis l’administration de Microsoft 365 (Office 365) et qui ne nécessite aucune action de l’utilisateur.

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02. Comment inscrire les signatures mail dans la planification marketing globale ?

Une autre question majeure doit guider votre choix : comment mettre les signatures mail au service du business ? Une solution de signature mail efficace vous ouvre les portes d’un nouveau canal marketing, aussi efficace qu’économique. Afin que cette solution contribue réellement à vos objectifs, la simplicité est la clé : si déployer une nouvelle campagne s’avère compliqué ou chronophage, vos équipes délaisseront ce canal. Assurez-vous que quelques clics suffisent pour créer une campagne, importer la nouvelle bannière et renseigner le lien de redirection. Les autres paramétrages doivent être aussi rapides, que ce soit pour définir le calendrier de cette campagne, son niveau de priorité ou les collaborateurs concernés.

Vous pouvez alors facilement transformer tous les emails envoyés par vos collaborateurs en campagne marketing ciblée. À chaque thème sa bannière :

• Actualités de l’entreprise : obtention d’un nouveau marché, parution dans la presse, publication d’une tribune, déploiement géographique, récompenses, levée de fonds, information marquante ;
• Actualité Clients : parution d’un témoignage client, interview sur votre blog, publication d’une enquête de satisfaction ;
• Informations commerciales : nouveautés produits, campagnes de promotions, lancement de nouvelles fonctionnalités, parution d’un tutoriel ou d’une démonstration vidéo ;
• Ressources : publication d’un Livre blanc, article de blog, infographies, newsletters, vidéos, podcasts ;
• Évènements : conférences, salons, webinars.

Tous les sujets, ou presque, peuvent donner lieu à une communication dédiée. C’est ce qu’apprécie Leila Nigou, Responsable Marketing chez Expertime :

« Nous communiquons sur nos webinars, nos évènements, nos workshops avec des partenaires, nos Livres blancs, (…) nos dernières actualités. Dès que nous avons un sujet sur lequel nous voulons communiquer, nous savons qu’il y aura automatiquement une bannière déployée dans nos signatures mail pour amplifier nos campagnes ».

D’où l’intérêt de s’appuyer sur une solution SaaS de collaboration, élément clé d’une stack marketing, pour planifier les signatures mail de manière cohérente avec le calendrier de l’entreprise et l’ensemble des campagnes.

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03. Comment mesurer la contribution des signatures mail à la performance marketing ?

Pour piloter vos campagnes marketing de manière efficace, vous souhaitez pouvoir mesurer ses effets en temps réel, connaître précisément ses performances. Pas de pilotage des actions marketing sans une mesure globale de la performance. Les responsables marketing l’ont bien compris et ils se tournent de plus en plus vers des solutions SaaS de dataviz pour collecter et restituer des données parfois disparates.

Bonne nouvelle : ces performances sont au rendez-vous pour les signatures mail. En effet, les emails que chaque collaborateur envoie quotidiennement à vos clients, partenaires ou prospects bénéficient d’un crédit élevé auprès du destinataire. L’émetteur est une personne, souvent déjà connue, d’où une grande confiance accordée à son message. D’où, aussi, l’importance de créer une signature mail accrocheuse, visuellement réussie et renvoyant à un contenu intéressant.

Alors comment mesurer les performances de ces signatures et de leurs bannières cliquables ? Letsignit propose des dashboards à la fois lisibles et précis. Une vue globale présente le nombre de clics et les liens cliqués, tandis qu’une vue détaillée liste ces clics par utilisateur, par signature et par lien. Pour une lecture plus fine, il suffit de recourir à la recherche avancée : vous sélectionnez une période, une signature ou une campagne et obtenez les performances correspondantes. Il est tout aussi facile de filtrer ces données pour s’intéresser aux seules performances d’un groupe d’utilisateurs. Bien entendu, la mesure de toutes vos données personnelles est parfaitement encadré et RGPD compliant.

Vous pouvez désormais connaître avec exactitude les collaborateurs qui génèrent le plus de leads. Vous savez aussi lesquels de vos calls-to-action (CTA) performent le mieux. Rien de plus facile, ensuite, que de privilégier telle ou telle bannière performante, pour booster encore plus vos campagnes marketing. Un véritable cercle vertueux… Vous pouvez aussi grâce à un simple paramétrage « UTM » (des variables insérées dans l’URL), comparer les performances de vos signatures mail face aux autres canaux utilisés pour votre campagne (emails, posts sur les réseaux sociaux, contenus hébergés par des sites tiers, liens sponsorisés…). Ces données sont alors consultables dans Google Analytics.

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04. Comment différencier les signatures mail en fonction des audiences internes et externes ?

Assurez-vous que la plateforme que vous choisissez propose bien cette fonctionnalité, rare mais particulièrement utile : la possibilité de créer des signatures mail différentes selon que le destinataire appartient, ou non, à l’entreprise.

L’intérêt est double. D’une part, proposer aux destinataires extérieurs (clients, prospects, fournisseurs, partenaires…) les bannières les plus susceptibles de les intéresser – promotion commerciale, participation à un salon, livre blanc à télécharger, etc. Et d’autre part offrir aux collaborateurs de l’entreprise des bannières portant sur les sujets corporate du moment : invitation à un événement, adoption d’un nouvel outil, rappel pour poser ses congés, formation interne, programme de mentorat, enquête interne, etc.
Cette bannière destinée à l’interne est aussi l’endroit idéal pour promouvoir un Wiki rappelant les best practices de l’entreprise, retrouver la documentation et toutes les informations utiles au quotidien ou inviter à un forum interne d’échange, un intranet ou un réseau social. Plus besoin de constamment rappeler aux salariés où ils peuvent trouver les réponses à leurs questions, vous les guidez désormais à la source.

L’avantage : ces informations sont directement amenées aux collaborateurs, sans encombrer leur boîte de réception (à la différence d’un email dédié ou d’une newsletter classique). De nombreux collaborateurs ne lisent pas en détail les newsletters internes ; mais ils prêteront attention aux dernières actualités présentées dans une bannière de signature mail mise à jour automatiquement. Un gain de temps appréciable pour vos équipes RH autant que pour le département IT ou les responsables de communication interne.

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05. Comment faire des signatures mail un point de contact conversationnel ?

Rares sont les plateformes de gestion de signatures mail qui ouvrent aussi sur le dialogue et la conversation. Pourtant, on est souvent tenté, lors de longs échanges de mails avec un interlocuteur, de décrocher son téléphone pour régler un point rapidement. Avec une solution comme Letsignit, c’est encore plus facile : il suffit d’ajouter un bouton Teams à votre signature. Toute personne qui clique dessus pourra ainsi entrer en contact avec vous et démarrer en un clic une conversation ou un appel Teams. C’est donc une fonctionnalité particulièrement novatrice, parfaite pour poser une question, aborder un point urgent, demander une précision complexe, se faire guider pas à pas dans l’utilisation d’une solution… Intéressant à la fois pour vos correspondants internes à l’entreprise que pour vos destinataires externes.

Aussi, toujours pour engager et favoriser la conversation, il est intéressant d’ajouter un Call-to-action aux signatures mail, pour renvoyer vers les agendas des collaborateurs. Une fonctionnalité pertinente pour tous les métiers de l’entreprise. Par exemple, pour les commerciaux lorsqu’ils cherchent à capter de nouveaux prospects ou encore pour le Customer Service lorsqu’il échange avec les clients dans le but d’être toujours plus réactif dans ses réponses.

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06. Comment orchestrer les signatures mail à grande échelle ?

C’est un point crucial pour les grandes organisations : la plateforme de signature mail autorise-t-elle la délégation d’administration ? Quand une entreprise compte plusieurs milliers de salariés, il lui est impossible de savoir quelle bannière attribuer à telle ou telle personne. Cette gestion doit forcément être déléguée à un niveau plus local – par exemple celui d’une BU ou d’une filiale pays. Tournez-vous donc vers une solution qui permet une gestion fine et une délégation d’administration, pour allouer aux collaborateurs les signatures mail adéquates, en fonction de leur localisation, département, fonction, langue, etc.

Letsignit autorise vos différentes entités à ouvrir leurs propres espaces de travail afin de créer, attribuer et gérer les signatures mail de manière autonome, en quelques clics. Il suffit de segmenter votre annuaire (par pays, ville, société, etc.) pour créer des espaces de travail indépendants ; choisissez ensuite le ou les administrateurs qui géreront les signatures mail de ces utilisateurs. C’est terminé ! La direction de la communication a ainsi l’assurance que les administrateurs délégués s’appuient sur les bons modèles de signatures mail ; la DSI se voit aussi déchargée d’échanges nombreux et à faible valeur ajoutée.

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07. Comment devenir agile rapidement avec une telle solution SaaS ?

Avant de choisir une plateforme SaaS, soyez aussi attentif à l’accompagnement et au support qu’elle vous offrira au quotidien. Chez Letsignit, par exemple, nous proposons une FAQ très complète, disponible en trois langues (français, anglais, espagnol) et nous garantissons la protection de vos données personnelles. Nous mettons aussi à la disposition de nos clients un support téléphonique ainsi qu’un chat 24/5 pour répondre rapidement à vos questions.

Vous l’aurez compris, une plateforme de gestion de signatures mail telle que Letsignit offre aujourd’hui des fonctionnalités avancées. De quoi transformer les quelques lignes en bas de chaque email en nouvel asset marketing ; un canal souple, économique, efficace et mesurable… En un mot, performant.