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Les emails professionnels représentent de par le nombre grandissant d’emails professionnels envoyés et reçus chaque jour par un employé, une immense opportunité. Pourtant, les signatures mail restent sous-utilisées. La difficulté d’intégration ou d’administration, la configuration manuelle sur chaque poste, la conception des signatures, leur actualisation, l’impact sur le système d’information ou l’intégration au sein de la messagerie constituent autant de freins.

Microsoft commence à s’attaquer au sujet des signatures mail dans Outlook en proposant aux utilisateurs de synchroniser leurs signatures d’un poste à l’autre.

La combinaison Microsoft 365 & Letsignit permet d’aller beaucoup plus loin pour : soulager la DSI & transformer les signatures mail en puissant canal de communication. Explications en 5 arguments décisifs.

Outlook est le client de messagerie de facto de la majorité des entreprises. Malgré les progrès fonctionnels de Microsoft 365, paramétrer les signatures mail demeure une opération laborieuse ; des scripts doivent être paramétrés et déployés par IT, ce qui entraine une réelle perte de temps, sans garantie que toutes les informations soient à jour. Cela crée aussi une gestion parfois erratique des visuels sur les différents canaux de messagerie. La centralisation de ce déploiement et de la gestion des signatures pour Outlook évite ces aléas.

L’interface de gestion claire de Letsignit donne accès à toutes les fonctions nécessaires pour gérer automatiquement les signatures de chacun des collaborateurs de l’entreprise avec une très fine capillarité. Chaque utilisateur peut contrôler et implémenter sa signature sans aucune friction. Cette centralisation apporte de nombreux bénéfices, tant pour l’expérience utilisateur que pour l’entreprise. Revue de détails.

#1 – Un gain de temps et d’argent pour la DSI.

Laisser la main à chaque utilisateur ne va pas sans poser problème. Sur l’aspect visuel, positionner un logo et des informations demande un minimum de connaissance en HTML, ou a minima de patience pour placer chacun des éléments.

Résultat, les signatures varient d’un collaborateur à l’autre. Certains oublient de préciser leur poste, d’autres adoptent des noms de service différents, au sein d’un même département ou entre les filiales. Tous ces éléments nuisent à la cohérence de votre marque.

Plutôt qu’une tâche chronophage et répétitive, choisir d’automatiser et de centraliser la gestion des signatures mail représente une option bien plus intéressante. Centraliser le déploiement évite à la fois un paramétrage individuel aléatoire et une perte de temps pour l’utilisateur comme pour le service informatique.

#2 – Transformer Microsoft 365 en outil de communication.

Tout collaborateur est aussi un ambassadeur de l’entreprise. Quel que soit son service ou sa fonction, chacune de ses interactions dans un cadre professionnel nourrit votre communication. À ce titre, le mail est à la fois le point de contact le plus intime et le plus fréquent ; la relation qu’il crée tisse un lien entre votre marque et les interlocuteurs de vos collaborateurs.