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Le guide ultime de la signature mail sur Office 365 (Microsoft 365).

Le guide ultime de la signature mail sur Office 365 (Microsoft 365)

Les emails professionnels représentent de par le nombre grandissant d’emails professionnels envoyés et reçus chaque jour par un employé, une immense opportunité. Pourtant, les signatures mail restent sous-utilisées. La difficulté d’intégration ou d’administration, la configuration manuelle sur chaque poste, la conception des signatures, leur actualisation, l’impact sur le système d’information ou l’intégration au sein de la messagerie constituent autant de freins.

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01. 5 raisons de centraliser les signatures mail dans Outlook.

Retrouver ses signatures mail sur n’importe quel appareil est un problème auquel beaucoup sont confrontés…

centraliser signatures mail Outlook

Microsoft commence à s’attaquer au sujet des signatures mail dans Outlook en proposant aux utilisateurs de synchroniser leurs signatures d’un poste à l’autre.

 

La combinaison Microsoft 365 & Letsignit permet d’aller beaucoup plus loin pour : soulager la DSI & transformer les signatures mail en puissant canal de communication. Explications en 5 arguments décisifs.

 

Outlook est le client de messagerie de facto de la majorité des entreprises. Malgré les progrès fonctionnels de Microsoft 365, paramétrer les signatures mail demeure une opération laborieuse ; des scripts doivent être paramétrés et déployés par IT, ce qui entraine une réelle perte de temps, sans garantie que toutes les informations soient à jour. Cela crée aussi une gestion parfois erratique des visuels sur les différents canaux de messagerie. La centralisation de ce déploiement et de la gestion des signatures pour Outlook évite ces aléas.

 

L’interface de gestion claire de Letsignit donne accès à toutes les fonctions nécessaires pour gérer automatiquement les signatures de chacun des collaborateurs de l’entreprise avec une très fine capillarité. Chaque utilisateur peut contrôler et implémenter sa signature sans aucune friction. Cette centralisation apporte de nombreux bénéfices, tant pour l’expérience utilisateur que pour l’entreprise. Revue de détails.

 

#1 – Un gain de temps et d’argent pour la DSI.

Laisser la main à chaque utilisateur ne va pas sans poser problème. Sur l’aspect visuel, positionner un logo et des informations demande un minimum de connaissance en HTML, ou a minima de patience pour placer chacun des éléments.

 

Résultat, les signatures varient d’un collaborateur à l’autre. Certains oublient de préciser leur poste, d’autres adoptent des noms de service différents, au sein d’un même département ou entre les filiales. Tous ces éléments nuisent à la cohérence de votre marque.

 

Plutôt qu’une tâche chronophage et répétitive, choisir d’automatiser et de centraliser la gestion des signatures mail représente une option bien plus intéressante. Centraliser le déploiement évite à la fois un paramétrage individuel aléatoire et une perte de temps pour l’utilisateur comme pour le service informatique.

 

#2 – Transformer Microsoft 365 en outil de communication.

Tout collaborateur est aussi un ambassadeur de l’entreprise. Quel que soit son service ou sa fonction, chacune de ses interactions dans un cadre professionnel nourrit votre communication. À ce titre, le mail est à la fois le point de contact le plus intime et le plus fréquent ; la relation qu’il crée tisse un lien entre votre marque et les interlocuteurs de vos collaborateurs.

02. Microsoft 365 : comment automatiser l’ajout de signature mail ?

Il est impossible de configurer automatiquement les signatures depuis le compte administrateur pour Outlook.

automatisation signature mail

C’est l’utilisateur qui, depuis ses paramètres d’Outlook, doit configurer la signature de ses mails. Pour aider les collaborateurs à gérer leurs signatures, proposer une charte graphique et un modèle prédéfini peut sembler une piste intéressante. Mais en pratique, chacun va plus ou moins interpréter les éléments et les adapter selon ses capacités techniques et graphiques.

 

Un déploiement simple et conforme de la signature Outlook pour 10 ou 100 000 collaborateurs.

#1 – Se connecter à Letsignit et importer vos utilisateurs

La première étape consiste bien entendu à créer son compte Letsignit en choisissant Microsoft 365 pour vous connecter. Vous pouvez soit synchroniser votre répertoire avec Microsoft 365, soit utiliser un import alternatif en utilisant un fichier CSV.

E-book l Le guide ultime de la signature mail sur Microsoft 365.

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Découvrez à travers cet e-book tous nos conseils d’experts pour centraliser et automatiser la gestion des signatures mail de tous vos collaborateurs !

E-book : Le guide ultime de la signature mail sur Office 365 (Microsoft 365).

01. 5 raisons de centraliser les signatures
mail dans Outlook.
02. Comment centraliser et automatiser la gestion des signatures mail ?
03. Comment administrer les
signatures sans souci ?
04. Comment déléguer la gestion des
signatures mail ?
05. Pourquoi le choix du cloud
importe ?

06. Favorisez l’adoption de Teams
grâce aux signatures.

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